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管理好時間比“忙到死”更重要

發布時間:2016-4-15  點擊:3321 次
時間因稀缺性而變得重要

有效的管理者知道,時間是一項限制因素。任何生產程序的產出量,都會受到最稀有的資源的制約。而在我們稱之為“工作成就”的生產程序里,最稀有的資源,就是時間。

 

時間也是最特殊的一項資源。在其他各項主要資源中,資金一項實際上是相當充裕的。我們很久以前就已經了解到,制約經濟增長與經濟活動的,并不是資金的供給不足,而是對資金的需求不大。此外另一個限制因素是人力,但總還是可以雇到人才,盡管雇到足夠優秀人才并不容易。只有時間,是我們租不到、借不到,也買不到,更不能以其他手段來獲得。

 

時間的供給,絲毫沒有彈性。不管時間的需求有多大,供給絕不可能增加。時間的供需沒有價格可資調節,也無法繪制邊際效用曲線。而且,時間稍縱即逝,根本無法貯存。昨天的時間過去了,永遠不再回來。所以,時間永遠是最短缺的。

 

時間也完全沒有替代品,在一定范圍內,某一資源缺少,可以另覓一種資源替代。假如鋁少了,可以改用銅;勞動力可以用資金來替代。我們可以增加知識,也可以增加人力,但沒有任何東西可以替代已失去的時間。

 

做任何事情都少不了時間,時間是必須具備的一個條件。任何工作都是在時間中進行的,都需要耗用時間。但是對這項最特殊的、無可替代的和不可或缺的資源,絕大多數人卻都以為可以取用不竭。有效的管理者與其他人最大的區別,就是他們非常珍惜自己的時間。

 

但是人卻往往最不善于管理自己的時間。

 

管理者要學會診斷自己的時間


要提高管理者的有效性,第一步就是記錄其時間耗用的實際情形。

 

許多有效的管理者都經常保持這樣的一份時間記錄,每月定期拿出來檢討至少,有效的管理者往往以連續三四個星期為一個時段,每天記錄,一年內記錄兩三個時段。有了時間耗用的記錄樣本,他們便能自行檢討了。半年之后,他們都會發現自己的時間耗用很亂,浪費在種種無謂的小事上。經過練習,他們在時間的利用上必有進步。但是管理時間必須持之以恒,才能避免再回到浪費的狀態上去。

 

因此,第二個步驟就是要做有系統的時間管理。我們先要將非生產性的和浪費時間的活動找出來,盡可能將這類活動從時間表上排除出去。要做到這一步,可以試問自己下列幾個問題。

 

1. 首先要找出什么事根本不必做,這些事做了也完全是浪費時間,無助于成果。將時間記錄拿出來,逐項逐項地問:“這件事如果不做,會有什么后果?”如果認為“不會有任何影響”,那么這件事便該立刻取消。

 

2. 第二個問題該問的是:“時間記錄上的哪些活動可以由別人代為參加而又不影響效果?”

 

3. 還有一項時間浪費的因素,是管理者自己可以控制并且可以消除的,這項因素是:管理者在浪費別人的時間。這種現象并不明顯,但有一個簡單方法可以診斷出來:去問問你的下屬。有效的管理者懂得有系統及誠懇地問他的下屬:“請你想想看,我常做哪些浪費你的時間而又不產生效果的事情?”問這樣的問題,而且問得對方敢說心里話,才是有效管理者的角色。

 

消除浪費時間的活動


上面介紹的三項診斷的問題,是關于非生產性的和浪費時間的活動處理。每一位知識工作者和每一位管理者都該自問那些問題。但時間浪費有時也是由于管理不善和機構有缺陷引起的,身為主管者也應予以同等的重視。管理不善不僅會浪費大家的時間,更重要的是會浪費主管自己的時間。

 

1. 首先要做的是,找出由于缺乏制度或遠見而產生時間浪費的因素。應注意的現象,是機構中一而再、再而三出現同樣的“危機”。同樣的危機如果出現了第二次,就絕不應該再讓它出現第三次。

 


2. 人員過多,也常造成時間浪費。

 

判斷人數是否過多,有一個可靠的標準。如果一個高級管理人員,尤其是經理,不得不將他工作時間的十分之一花在處理所謂的“人際關系問題”上,花在處理糾紛和摩擦上,花在處理爭執和合作等等問題上,那么這個單位就顯得人數過多了。人數過多,避免彼此侵犯,也難免成為績效的阻礙。在精干的組織里,人的活動空間較大,不至于互相沖突,工作時也不用每次都向別人說明。

 

3. 另一個常見的浪費時間的原因,是組織不健全。其表現就是會議太多。

 

所謂會議,顧名思義,是靠集會來商議,是組織缺陷的一種補救措施。我們開會時就不能工作,工作時就不能開會,誰也不能同時又開會又工作。一個結構設計臻于理想的組織,應該沒有任何會議(在今天動態的世界中,這樣的組織當然只是理想而已)。每個人應該都能了解他工作所必須了解的事,也應該都能隨時獲得他工作所必須的資源。我們之所以要開會,只是因為各有各的工作,要靠彼此合作才能完成某一特定任務。我們之所以要開會,只是因為某一情況所需的知識和經驗,不能全部裝在一個人的頭腦里,需要集思廣益。

 

但是問題在于會議太多。一個組織如果經常要以會議的方式來共同工作,那么行為科學家們出于善意而為合作所研創的各種機會,就將是多余的了。一位管理者花費在會議上的時間過多,便是組織不健全的表現。


 

4. 最后一項浪費時間的因素,是信息功能不健全。

 

例如,某一醫院的院長,多年來一直為應付院內醫生們的電話而苦惱。醫生們打電話給他,要求他為病人安排一個床位。住院部都說是沒有床位了,但這位院長幾乎每次都可以找到空床位。原因是在病人出院時,住院部不能立刻接到通知。

 

當然,有沒有床位,各病房的護士長隨時都清楚,主辦出院結賬手續的出納臺也能隨時知道。住院部的人,是在每天清早5點辦理“床位調查”工作,而通常病人大多是在上午醫生查房之后才辦出院手續。其實像這樣的問題,只要各病房護士長在填寫出院通知單給出納時,多填一份副本送住院部就解決了。

 

另一種同樣常見的現象,是信息的表達方式不當。其后果有時更為嚴重。

 

以上所說的種種時間浪費的缺點,例如人數過多、組織不健全或信息系統失靈等等,有時是輕而易舉就可以改善的,但有時也要花費許多時間和耐心才能改善。不過,只要你肯付出努力,這種改善的效果是很大的,特別是可以幫你省出許多時間來。

 

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